A pandemia do coronavírus obrigou as empresas a lidarem com profundas mudanças e trouxe a necessidade de colocar em prática a digitalização dos negócios. É a chamada transformação digital, um processo longo e complexo e que, até mesmo em grandes empresas, como a SAP e a IBM ainda não é completo. Afinal, até mesmo alguns setores dessas empresas acabam tendo processos e etapas presenciais. Mas é preciso entender que a transformação digital não trata apenas de implantar tecnologias e ferramentas digitais avançadas. Ela passa especialmente por uma mudança cultural e é focada especialmente nas pessoas. Essa é uma tendência que ganhou força durante a pandemia mas que veio para ficar e deve seguir transformando o mundo corporativo mesmo após o fim do Coronavírus. De um modo geral, destacamos quatro passos essenciais.
Quando o coronavírus surgiu muitas empresas fecharam e paralisaram as operações presenciais. O home office chegou, mas havia limitações que começavam já na área de vendas e no contato com novos clientes. Essa mudança de mentalidade na área comercial faz parte da primeira etapa do processo de digitalização. Já não era mais possível contatar clientes atuais e potenciais pelos telefones fixos ou presencialmente. Foi necessário adaptar todo o modelo. A utilização de plataformas de marketing digital para a captação de leads e a utilização de redes sociais e de ferramentas digitais se tornaram alternativas. O uso do WhatsApp, ainda visto como sinal de informalidade no mundo dos negócios, ganhou cada vez mais espaço. Além disso, os vendedores já não podiam realizar visitas presenciais aos seus clientes. Os encontros por videochamadas deveriam ser mais objetivos. Já não havia mais o olho no olho e agora pouco importa o local onde a pessoa se encontra ou como ela se veste. Foi preciso adaptar o comportamento aos novos tempos. Mudar a mentalidade dos envolvidos nesses processos também era importante.
A segunda etapa dessa transformação deve focar no empoderamento dos colaboradores. Ainda que o home office tenha sido algo muito desejado por muitos trabalhadores, outros ainda necessitavam se acostumar ao novo modelo. Era preciso mudar a mentalidade e processos. Para os gestores havia duas preocupações essenciais: oferecer uma comunicação efetiva e manter a produtividade da empresa. Para a comunicação, há ferramentas voltadas à empresa que permitem uma interação rápida com grupos ou com pessoas de diferentes departamentos.
Já em relação à produtividade, ferramentas de controle de tarefas e acompanhamento de metas podem monitorar o desempenho dos funcionários. Mas mais importante do que ferramentas ou tecnologias, é preciso que os gestores confiem em seus funcionários e busquem as adaptações possíveis para que o trabalho remoto seja efetivo. É importante oferecer, por exemplo, a flexibilidade em relação a horários e a questões pessoais que podem influenciar na jornada de trabalho remoto. Quando o colaborador acredita e se engaja de fato sua produtividade pode até mesmo aumentar.
O terceiro pilar envolve a digitalização completa de processos, como a utilização de ferramentas de controle financeiro e contábil, fluxo de vendas e até mesmo de assinatura de contratos e documentos. Transmitir o conhecimento sobre a utilização das ferramentas é um passo essencial desse processo. Os colaboradores devem passar por capacitações e orientações e entender que a tecnologia, quando usada de maneira estratégica, pode tornar seu trabalho mais ágil e eficiente, além de oferecer vantagens também para a própria empresa.
O quarto passo diz respeito à adaptação dos produtos e do atendimento da empresa aos canais digitais. Durante a pandemia muitas empresas tiveram que adaptar seus modelos de negócio ou até mesmo seus próprios produtos, presentes há anos no mercado. Nesse contexto, empresários tiveram que colocar rapidamente em prática o uso de tecnologias e ferramentas digitais para sobreviver ao mercado. Uma pesquisa do Sebrae e da FGV apontou que atualmente 67% das empresas utilizavam as redes sociais e canais digitais. O número era de 59% no final de maio. Novamente, é necessário realizar treinamentos para que, mais do que utilizar as plataformas corretamente, os colaboradores se adaptem e entendam a sua importância.
As ferramentas digitais já estavam muito presentes em todo o mundo corporativo, mas muitas empresas, que tinham condições de adaptar seus negócios para o meio digital, ainda resistiam e utilizavam um modelo de trabalho baseado no contato ou na execução de tarefas presencialmente. Trata-se essencialmente de enxergar as novas possibilidades, quebrar paradigmas e mudar conceitos há muito tempo já estabelecidos.
O mundo do trabalho se transformou e é preciso nos adaptarmos e enxergarmos a necessidade real de mudar. A mudança não pode acontecer apenas individualmente entre poucos colaboradores, mas a própria empresa deve ser um ambiente propício a essas transformações. É preciso pensar estrategicamente e mudar a cultura das empresas. Afinal, mesmo após o fim da pandemia todas essas transformações serão mantidas. O trabalho como conhecemos mudou e é preciso se adaptar a esses novos tempos.
*Elvis Gomes de Matos é diretor de negócios LATAM da Gateware, empresa de tecnologia da informação especializada na fabricação de softwares, gestão de projetos, alocação profissional e desenvolvimento de soluções para produtos inovadores.